L’association Sur nos sentiers (Maison des associations 81100 CASTRES) organise l’évènement sportif Trail en Terres d’Oc. Cette page « Politique de confidentialité » a vocation à informer les utilisateurs du site internet www.trailenterresdoc.fr de tout ce qui concerne les données personnelles.

Ce site internet est hébergé par O2switch (SARL o2switch 222-224 Boulevard Gustave Flaubert 63000 Clermont-Ferrand, +33 4 44 44 60 40).

Dénomination le long du document :

L’association Sur nos sentiers => « l’organisateur » « l’organisation » « nous »

Le site internet www.trailenterresdoc.fr => « le site » « ce site » « le site internet »

Les utilisateurs du site internet www.trailenterresdoc.fr => « vous » « le/les participant(s) » « le/les coureur(s)

Nous aborderons la politique de confidentialité en plusieurs points :

• Le type de données personnelles collectées

• Le contenu intégré d’autres sites web

• La finalité des données collectées

• La durée de conservation des données personnelles

• Les cookies

• Les droits des utilisateurs

Cette page concernant La Politique de confidentialité est susceptible d’évoluer pour tenir compte des changements ou dans un objectif d’amélioration. Dernière mise à jour le 5 avril 2022.

1. Le types de données personnelles collectées

1. Inscription à l’évènement

Nous recueillons des données lors de l’inscription de l’utilisateur à une des courses au programme de l’évènement Trail en Terres d‘Oc. Ces données sont notamment :

• • • Le nom

    • Le prénom

    • Le genre et nationalité

    • L’adresse postale

    • Le numéro de téléphone

    • L’adresse mail

    • La date de naissance

    • Le certificat médical

    • Etc

L’inscription se fait en partenariat avec le chronométreur Pyrénées chrono, via la plateforme livetrail.

Ces données recueillies dans le cadre de l’inscription sont obligatoires et nécessaires pour l’attribution d’un dossard, et la validation de la participation à une des courses.

2. Le formulaire de contact

Un formulaire de contact est accessible sur le site internet, par lequel l’utilisateur peut transmettre ses questions et autres.

A cette occasion, des données personnelles sont collectées, notamment :

• • • Le nom

    • Le prénom

    • L’adresse mail

    • L’objet de la demande

    • Le contenu de la demande

    • Etc

Certaines de ces données doivent être obligatoirement remplies, elles sont reconnaissables à la présence de ce symbole (*).

Dans tous les cas, l’utilisation de vos données personnelles doit recueillir le consentement de l’utilisateur. Ainsi, le formulaire de contact proposé par le site internet Trail en Terres d’Oc contient une case, que l’utilisateur est libre de cocher ou non, concernant l’acceptation de la présente Politique de confidentialité, avec un lien qui renvoie vers cette page. L’utilisateur est donc libre de consentir à ce que les données qu’il fournit soient recueillies et stockées.

3. Après la participation à l’évènement

• • Les résultats :

L’inscription et la participation de l’utilisateur à une des courses de Trail en Terres d’Oc entraîne l’établissement d’un classement.

En effet, comme mentionné sur la page de l’épreuve, un chronométrage est mis en place dans un objectif de classement et de récompenses, mais également de sécurité.

Les résultats des courses et classements des coureurs seront disponibles sur la plateforme livetrail mentionnée au 1.a), et seront disponibles sur le site internet afin de pouvoir être consultés.

Il se peut que ces données soient reprises par des sites internet, autres que le site Trail en Terres d’Oc, qui ont par exemple une activité de recensement des épreuves.

L’organisation ne gère pas l’utilisation des données qui est faite sur ces sites externes, et il conviendra à l’utilisation de voir directement avec eux, notamment s’il souhaite exercer ses droits relatifs à ses données personnelles.

• • Les contenus multimédias :

A l’occasion de l’évènement Trail en Terres d’Oc, des images, photos et vidéos peuvent être prises. La réalisation de ces contenus multimédia découle de l’acceptation par l’utilisateur/ le participant, lors de son inscription, du règlement de la course et notamment de son article 21 relatif au droit à l’image, lequel stipule :

« Par sa participation à l’une des courses inscrites au programme de Trail en Terres d’Oc – édition 2022, tout coureur autorise expressément l’association Sur nos sentiers à fixer, utiliser, faire utiliser, reproduire, faire reproduire et communiquer les photographies, les bandes sonores et vidéos prises dans le cadre de l’édition de Trail en Terres d’Oc 2022, et sur lesquelles le coureur peut apparaître. Les photographies, bandes sonores et vidéos pourront être exploitées et utilisées directement par l’association Sur nos sentiers et par ses partenaires agrées, sous toute forme et tous supports connus ou inconnus à ce jour, dans le monde entier intégralement ou par extraits, dans le respect des dispositions légales et règlementaires. »

Il est tout à fait possible pour l’utilisateur de demander des modifications ou suppressions. Pour cela, il convient de vous référer au paragraphe 5 relatif aux droits des utilisateurs.

Ces contenus multimédias peuvent avoir plusieurs objectifs à savoir :

• • • Améliorer la communication liée à l’évènement

    • Réaliser un reportage photos de l’évènement

    • Permettre aux coureurs d’avoir un souvenir de l’épreuve

    • Pouvoir partager sur les pages des réseaux sociaux de l’évènement

Ces contenus multimédias seront accessibles sur le site internet, et peuvent être repris sur les pages des réseaux sociaux de l’évènement, comme précisé dans les objectifs décrits précédemment.

4. Les adresses mails

Sur le site internet Trail en Terres d’Oc, l’adresse mail de l’utilisateur peut être demandée, notamment dans les cas suivants :

• • • L’envoi d’une demande via le formulaire de contact, l’adresse mail de l’utilisateur est indispensable afin de pouvoir lui apporter une réponse

    • L’inscription sur l’une des épreuves de la course nécessite de remplir certaines données dont l’adresse mail du participant

    • Etc

Ces adresses mails ont plusieurs finalités (voir 2. Les finalités des données personnelles collectées)

5. Les réseaux sociaux

Sur le site internet www.trailenterresdoc.fr, des icônes et widgets réseaux sociaux sont présentes, notamment dans le footer du site internet, et redirige l’utilisateur vers la page du réseau social de l’évènement. Il peut s’agir de :

• • • Facebook

    • Instagram

L’organisateur ne peut pas contrôler l’usage qui est fait des données de l’utilisateur par ces réseaux sociaux lorsqu’il est redirigé vers leurs sites. Ainsi, l’organisation ne peut pas être tenu responsable d’un mauvais usage de leur part.

C’est la raison pour laquelle il est vivement conseillé à l’utilisateur d’aller consulter les Politiques ou déclarations de confidentialité de chacun des réseaux sociaux pour connaître le cadre d’utilisation de vos données.

6. Contenu intégré d’autres sites web

Le site internet de Trail en Terres d’Oc peut inclure du contenu intégré (par exemple concernant la visualisation des parcours des épreuves). Le contenu intégré d’autres sites web se comportent exactement de la même manière que si l’utilisateur avait visité l’autre site web.

Ces sites web peuvent collecter des données au sujet de l’utilisateur, utiliser des cookies, surveiller votre interaction avec ce contenu. Il est vivement conseillé d’aller regarder les conditions du site internet en question, qui sera mentionné sur la page correspondante dans le cas où cela se produit.

2. Les finalités des données personnelles collectées

Les données collectées sur le site internet www.trailenterresdoc.fr ont plusieurs finalités :

• • Garantir l’inscription de l’utilisateur et sa participation à la course de son choix. Comme évoqué précédemment, les données personnelles demandées sont nécessaires à l’identification individuelle de chaque participant à l’épreuve, dans un souci de sécurité et de réalisation des classements et résultats.

  • Transmettre toutes les informations liées à sa participation à l’évènement, pouvoir le contacter en cas de besoin avant, pendant et après la course (sécurité, certificat médical, etc), et/ou contacter la personne désignée en cas d’urgence.

Les informations liées à sa participation concernent notamment l’établissement de la liste des concurrents, le suivi de course chrono pendant l’évènement, l’affichage et la transmission des résultats et classements.

Comme mentionné précédemment, le recueil des adresses mails des utilisateurs du site internet peuvent avoir différentes finalités :

• • Envoie des informations ou newsletters sur l’évènement Trail en Terres d’Oc. Ces mails contiennent des renseignements essentiels sur les épreuves, les conditions de sécurité, le règlement, leur déroulement, les changements ou modifications éventuels, etc.

  • Envoie des informations concernant le lancement d’une nouvelle édition de l’évènement

  • Envoie de newsletters marketing aux utilisateurs et participants pour le compte de nos partenaires. Ils contiennent des informations facultatives que l’utilisateur peut refuser de recevoir, ou l’arrêter à tout moment.

3. Durée de conservation des données personnelles collectées

La durée de conservation des données personnelles fait référence à l’article 5 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à l’article 6 de la loi informatique et libertés, selon lesquels ces données doivent être conservées pour une durée limitée, ce qui signifie que la durée choisit par l’organisateur doit être proportionnée à la finalité poursuivie.

Il convient de distinguer les données personnelles conservées et accessibles seulement en interne (a) de celles accessibles aux tiers (b).

1. Les données personnelles conservées et accessibles en interne

• • Concernant les données personnelles relatives au certificat médical

L’association conserve le certificat médical et les données personnelles qu’il contient pour une durée de 10 ans, renouvelable à chaque inscription. Cette durée correspond à la durée légale de conservation, puisque la Fédération Française d’Athlétisme précise, dans la règlementation des courses hors stade, que :

« L’organisateur conservera, selon le cas, la trace de la licence présentée (numéro et fédération de délivrance), l’original ou la copie du certificat, pour la durée du délai de prescription (10 ans). »

Le certificat médical et les données personnelles qu’il contient sont conservés exclusivement en interne dans le cadre du délai de prescription.

• • Concernant les données personnelles relatives aux justificatifs de paiement

Certaines des données personnelles collectées permettent l’établissement de justificatifs de paiement, notamment des factures. Conformément aux dispositions de l’article L123-22 du code du commerce, ces factures sont des documents comptables dont la durée légale de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Ainsi, l’association conserve les données personnelles des utilisateurs dans le cadre de la conservation des factures et justificatifs de paiement émis. Cette conservation se fait exclusivement en interne pour les besoins de la société.

2. Les données personnelles conservées et accessibles aux tiers

• • Concernant les données personnelles relatives aux résultats et classements

L’association conserve, sans limitation de durée, les résultats et classements des participants des différentes éditions puisqu’ils font partie intégrante de l’histoire de l’évènement. Ces résultats et classements présentent un intérêt historique et statistique pour l’organisation. L’utilisateur pourra donc consulter chaque année, sur le site internet, les résultats des différentes éditions qui ont eu lieu.

Les données personnelles relatives aux résultats et classements sont notamment :

• • • Le nom

    • Le prénom

    • La date de naissance

    • Le genre et nationalité

    • Etc

L’utilisateur ou le participant peut demander à l’organisateur que ses résultats soient effacés afin qu’ils n’apparaissent plus sur le site internet de l’évènement.

Ces résultats et classements peuvent être repris par des sites internet externes à l’association Sur nos sentiers. Il appartiendra donc à l’utilisateur de faire sa demande directement auprès de ce site web externe.

• • Concernant les adresses mails des utilisateurs

Les données personnelles relatives aux mails des utilisateurs obtenus sont détaillées précédemment dans les paragraphes 1 et 2 de cette page (type et finalités). Comme il a été décrit précédemment, ces adresses mails ont pour principal objectif d’apporter toutes les informations nécessaires au bon déroulé de l’évènement et à la mise en place des conditions de sécurité.

Suite à la participation à l’évènement, l’utilisateur peut recevoir des mails de la part de partenaires, ou de l’organisateur, pour informer par exemple de la nouvelle édition de l’épreuve. Dans cette hypothèse, les données des utilisateurs sont utilisées à des fins commerciales. Par conséquent, conformément aux dispositions de l’article 6 du RGPD, ces données peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Au terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données devront être supprimées ou archivées.

• • Concernant les contenus multimédias

L’organisateur conserve les données personnelles relatives aux images, photos et vidéos de l’évènement et pendant une durée de trois ans. Il s’agit d’images, de photos et vidéos sur lesquelles la personne est identifiable, c’est la raison pour laquelle on parle de donnée personnelle.

Certains de ces images, photos et vidéos pourraient être utilisées sur des supports de communication, comme expliqué dans le paragraphe 1 c) avec l’acceptation du règlement de course concernant le droit à l’image.

Certaines de ces contenus multimédias peuvent refléter des moments forts de l’évènement, et dans ce cas l’utilisateur pourrait demander aux utilisateurs concernés leur autorisation pour utiliser ces contenus pour une durée supérieure à trois ans. Ceci ne pourrait avoir lieu qu’avec le consentement explicite du ou des intéressés.

4. Les cookies

Le cookie se définit comme un fichier, unique, enregistré par l’outil de navigation de la machine dans un espace de stockage dédié, qui est stocké au cours de la consultation d’un site web. Grâce à ce fichier texte, le site web peut identifier votre appareil dans lequel il est déposé et se souvenir des informations nécessaires à son parcours pendant une période légale déterminée.

Le site internet Trail en Terres d’Oc utilise des cookies nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci. Il s’agit plus précisément de « cookies indispensables », nécessaires à la navigation sur le web.

Ce site peut utiliser également Google Analytics pour collecter des informations anonymes telles que le nombre de visiteurs du site et les pages les plus populaires.

L’intervention de ces cookies sur notre site suit le modèle nécessitant le consentement préalable de l’utilisateur. Ainsi, lorsque vous arrivez sur notre site internet, un bandeau de cookies RGPD ou une mini fenêtre apparaît, et le choix d’accepter ou de refuser ces cookies vous est alors proposé. Cela se présente à l’utilisateur de la manière suivante :

« Nous utilisons des cookies pour vous offrir la meilleure expérience sur notre site.

Vous pouvez en savoir plus sur les cookies que nous utilisons ou les désactiver dans les réglages. »

Il vous est alors possible d’accéder aux réglages des cookies.

La CNIL, sur son site, met en place des recommandations pour les utilisateurs qui souhaitent configurer correctement leur « vie prive et sécurité » sur chacun des principaux navigateurs. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur la page suivante :

https://www.cnil.fr/fr/les-conseils-de-la-cnil-pour-maitriser-votre-navigateur

5. Les droits des utilisateurs

La loi du 6 janvier 1978, dite « Informatiques et Libertés », complétée par le Règlement général sur la protection des données, précise les droits des personnes concernant leurs données personnelles, à savoir :

• • • Le droit à l’information

    • Le droit d’accès

    • Le droit d’opposition

    • Le droit de rectification

    • Le droit à l’effacement/ l’oubli

1. Le droit de faire une réclamation auprès de la CNIL

L’utilisateur du site dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) si l’utilisateur estime que nous ne respectons pas ses droits. Votre demande peut être faite directement sur le site web de la CNIL ou par courrier postal en écrivant à : CNIL – Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07. 

2. Un droit d’accès, de rectification, d’interrogation et d’opposition au traitement des données

L’utilisateur dispose des différents choix précités, et peut demander à l’organisateur l’accès, l’information, la rectification, l’effacement de ses données personnelles.

Comme mentionné dans les paragraphes précédents, l’utilisateur peut également décider de retirer le consentement qu’il a donné à tout moment (par exemple pour le droit à l’image).

L’utilisateur peut transmettre sa demande via le formulaire de contact disponible sur le site internet, en choisissant comme objet de la demande « les données personnelles ». Il peut également l’envoyer par courrier postal à l’adresse suivante :

Association Sur nos sentiers

Maison des associations – Place du 1^er mai

81100 CASTRES

Pour plus d’informations, et savoir comment Google utilise certaines données collectées lorsque vous utilisez des sites ou applications de nos partenaires, vous pouvez vous rendre sur leur page www.google.fr/policies/privacy/partners/.